Planning

under construction

Op welke niveau wordt er bij jullie gepland?

Manuren planning is een van de grootste uitdagingen en kostenposten in veel bedrijfsomgevingen, of je nu een fabriek of logistieke dienstverlening hebt met verschillende skills of een bezetting op een callcenter afdeling. Iemand is iedere week bezig met het plannen van uren en skills, de uitdagingen zijn de laatste jaren flink gegroeid, waar we vroeger de meerderheid een 5 dagen 8 uur rooster hadden, wordt er tegenwoordig veel meer flexibiliteit gevraagd vanuit medewerkers en dus is het iedere week een puzzel. Meerdere roosters door elkaar met een mix van 2 ploegen voor oudere medewerkers, 3 ploegen en mogelijke weekend bezetting, ga er maar aan staan.

 

Volwassenheidsfases 

Deze puzzel bevindt zich voor ieder bedrijf in een andere volwassenheids- of maturity-fase, of je dit nog in Excel doet, of algoritmes, een aparte planningstool, het blijft toch vaak nog handwerk, niet alleen het plannen, maar ook het communiceren van alle info, het registreren van alle uren, en het financieel afhandelen. Er zijn door verschillende bedrijven zoals Gartner en Microsoft fases van groei gedefinieerd, dit is gecombineerd door Michael Churchman* in de volgende fases. 

 

 

Fase 1: “The Heroic Age”

Vanuit mythologisch oogpunt is dit het tijdperk van de chaos, toen helden en monsters veldslagen vochten, en het een kwestie van overleven is. In de IT-wereld strijden managers,  personeel en ontwikkelaars allemaal op een heroïsche manier om rampen te voorkomen of te blussen en om systemen van dag tot dag draaiende te houden. Vertaald naar planning betekent dit dat planning gebeurt in Excel, alle medewerkers staan keurig in een rijtje met daarnaast alle roostertijden en iedere week worden de cellen ingekleurd met skills. Door de variaties in diensten, aangevuld met tijdelijke medewerkers is er overzicht, maar is het moeilijk om verbeteringen te realiseren, inzicht te krijgen en blijft men hangen. 

 

Fase 2: “Putting out the bushfires”

Nog steeds op ad-hocbasis dagelijkse problemen aan het oplossen, weinig vooruit kijken, maar er is wel meer inzicht in wat er is gebeurd.

Naast het plannen van mensen in Excel vinden er allerlei controles plaats over de roosters, hoeveel uren zijn er gepland per activiteit, dit kan dan vergeleken worden met andere weken. Er wordt gekeken naar de volumes die verwacht worden en skills zijn expliciet vastgelegd. Met name bij internet vraaggedreven productie vergt dit meer afstemming en bevindt zich veel buffer om pieken te kunnen opvangen. Planning is hierbij cruciaal om efficient te zijn, ook met het oog op de huidige tekorten op de arbeidsmarkt.

 

Fase 3: “Stabilisatie”

Planning gebeurt op basis van forecast, productvolumes zijn vertaald naar behoeftes en er heerst rust in de organisatie. Men is voorzichtig bezig met het anticiperen op wat er komen gaat. Er wordt gekeken naar volumes en planning gebeurt door een programma op basis van skills.   

 

Fase 4: “Controle nemen”

In deze fase is men actief bezig met het voorbereiden op de toekomst, forecasts worden overal op eenzelfde manier ingezet en gebruikt, roosters worden aangepast aan behoefte en ook ondersteunende bedrijven worden meegenomen in wat er komen gaat.

 

Fase 5: “Full Operational Control”

Alle zaken zijn geautomatiseerd waardoor er aan scenario planning gedaan kan worden, dus niet enkel 1 model door rekenen, maar ook andere scenario’s die “resilience” verzorgen in planning en control. Het bedrijf is voorbereid op meerdere afwijkingen en kan daar snel op in spelen.

* https://www.pagerduty.com/blog/operational-maturity-and-application-centric/